receptionists.ch Vorführung vereinbaren

Der Posteingang ist sortiert, bevor Sie ihn öffnen.

Das Verwaltungs-Brain liest jede Mail, erkennt Liegenschaft und Anliegen, setzt das Dringende nach oben und legt die Antwort als Entwurf bereit. Senden tun Sie.

Vorführung vereinbaren 6 Wochen kostenlos mit Ihrem echten Posteingang
Posteingang 18 Mails seit Freitag
2 Notfall 2 Mensch entscheidet 2 prüfen 9 Entwurf bereit

    Beispielverwaltung mit erfundenen Daten

    Aus Gesprächen mit Verwaltungen und Treuhandbüros im Oktober 2026

    «Wenn man nicht ständig dabei ist, werden es immer mehr E-Mails.»
    «Mit der Menge ist es irgendwann schwierig, richtig zu priorisieren.»
    «Am meisten Zeit? Ablage, Zugehörigkeit, Ordnung.»

    Eine Mail, fünf Schritte, eine Minute für Sie.

    So bearbeitet das Verwaltungs-Brain eine gewöhnliche Schadensmeldung. Was dabei in Ihrem Büro bleibt: lesen und freigeben.

    Familie NguyenSa 11:15

    Backofen heizt nicht mehr

    Guten Tag

    Unser Backofen wird seit gestern nicht mehr warm, die Kochfelder gehen aber noch. Können Sie bitte jemanden schicken?

    Freundliche Grüsse
    Thi und Minh Nguyen
    Lindenstrasse 14, 2.1
    079 000 00 24

    Liegenschaft
    Lindenstrasse 14, Winterthur
    Wohnung
    2.1, Familie Nguyen
    Anliegen
    Schaden, Haushaltgerät
    Zuständig
    Gerätedienst Beispiel AG
    Entwurf bereitStützt sich auf Regel R2 und die Handwerkerliste

    Antwort an Familie Nguyen

    Auftrag an Gerätedienst Beispiel AG

    Bitte melden Sie sich bei Familie Nguyen, Lindenstrasse 14, Wohnung 2.1, Tel. 079 000 00 24: Backofen heizt nicht mehr, Kochfelder funktionieren. Bitte Rapport an uns.

    1. 1

      Lesen

      Neue Mails im vereinbarten Postfach werden laufend gelesen, auch am Wochenende. Als gelesen markiert wird nichts.

    2. 2

      Zuordnen

      Absender, Adresse und Wohnung werden mit Ihren Stammdaten abgeglichen. Ist der Absender nicht sicher, steht das dabei.

    3. 3

      Einstufen

      Notfall, Mensch entscheidet, prüfen, bereit oder Werbung. Mit Grund, damit Sie sehen, warum.

    4. 4

      Antworten

      Der Entwurf entsteht im Ton der zuständigen Person, aus Ihren Regeln und früheren Antworten. Jede Angabe hat eine Quelle.

    5. 5

      Auftrag

      Bei Schäden liegt der Auftrag an den richtigen Handwerker gleich dabei, mit Adresse, Wohnung und Telefon.

    Zuoberst steht, was heute nicht warten kann.

    Nach dem Verarbeiten müssen Sie nicht mehr jede Mail öffnen, um zu entscheiden, was zuerst kommt. Die Reihenfolge folgt Ihren Regeln.

    1. Notfall

      Wasser, Heizungsausfall im Winter, Gas, Einbruch. Das Pikett wird sofort informiert, die Antwort mit der Notfallnummer liegt bereit.

    2. Mensch entscheidet

      Kündigungen, Streit, Mietzins, Recht. Kein Entwurf zum Senden, nur eine Notiz, was zu prüfen ist.

    3. Prüfen

      Beträge, Fristen, alles über Ihrer Freigabegrenze. Der Entwurf ist da, die Stelle zum Prüfen ist markiert.

    4. Selbst bearbeiten

      Fehlt eine Angabe im Brain, schreibt das System nichts. Es rät nicht.

    5. Bereit

      Schäden, Fragen zur Hausordnung, Parkplätze, Schlüssel. Lesen, freigeben.

    6. Archiviert

      Werbung und Newsletter aus dem Weg.

    Es kann nicht senden. Nicht einmal aus Versehen.

    Mit Microsoft 365 erhält das Verwaltungs-Brain nur das Recht, Mails zu lesen und Entwürfe zu schreiben. Das Recht zum Senden fehlt. Der Entwurf liegt im Verlauf der Mail in Ihrem Ordner «Entwürfe», mit einer Kategorie wie «KI: prüfen». Auf Senden klicken Sie.

    Auch über IMAP möglich, etwa bei Infomaniak oder Hostpoint. Die Einrichtung für Microsoft 365 machen wir im Test zusammen mit Ihrer IT.

    Posteingang Entwürfe 4 Gesendet Archiv
    • KI: NotfallRe: Heizung ist ausgefallenAn Lara Bianchi
    • KI: prüfenRebweg 7: Zustimmung Ersatz BoilerAn Hans Bachmann, Eigentümer
    • KI: bereitRe: Backofen heizt nicht mehrAn Familie Nguyen
    • KI: bereitAuftrag Lindenstrasse 14, Wohnung 2.1An Gerätedienst Beispiel AG

    Ihre Programme bleiben. Das Brain arbeitet daneben.

    Bei IhnenWas das Brain damit macht
    Outlook, Microsoft 365Liest das vereinbarte Postfach und legt Entwürfe im Verlauf ab. Ohne Senderecht.
    Andere MailanbieterÜber IMAP, zum Beispiel Infomaniak oder Hostpoint.
    VerwaltungssoftwareMieter, Eigentümer, Liegenschaften und offene Vorgänge kommen als Export dazu. Ihre Software bleibt das System.
    Ticketsystem, Mieter-AppBleibt für Mieteranliegen. Das Brain übernimmt, was trotzdem per Mail kommt: Eigentümer, Handwerker, Behörden.
    Ihre RegelnFreigabegrenze, Pikett, Notfälle, Ton. Legen Sie im ersten Gespräch fest, ändern Sie jederzeit.

    Sechs Wochen kostenlos, mit Ihrem echten Posteingang.

    1. Start

      Gespräch

      2 bis 3 Stunden. Liegenschaften, Handwerker, Regeln, ein paar frühere Antworten.

    2. Woche 1

      Einrichten

      Wir bauen das Brain Ihres Büros und verbinden das Postfach.

    3. Woche 1 bis 6

      Vorschlagen, freigeben

      Zu Beginn geht nichts ohne Ihre Freigabe raus. Jede Korrektur verbessert die nächsten Entwürfe.

    4. Woche 6

      Auswerten

      Zeit pro Tag und Antwortzeit gegen Ihre heutigen Zahlen. Dann entscheiden Sie.

    Unsere Bitte dafür: Wenn Sie nach sechs Wochen zufrieden sind, dürfen wir Sie als Referenz nennen. Den Text sehen Sie vorher.

    Was Verwaltungen zuerst fragen.

    Wo werden meine Daten verarbeitet?

    Die Texte schreibt Claude von Anthropic. Dafür gehen die Mails zur Verarbeitung an Server in den USA. Das sagen wir offen. Vor dem Test regeln wir die Datenbearbeitung schriftlich in einem Vertrag. Ihre Stammdaten und das Protokoll liegen getrennt pro Büro, mit Zugriff nur für Sie.

    Was, wenn die KI etwas Falsches schreibt?

    Dann korrigieren Sie den Entwurf, bevor Sie ihn senden. Senden kann das System selbst nicht. Kündigungen, Streit und Rechtsfragen bekommen gar keinen Entwurf, Beträge und Fristen werden zum Prüfen markiert, und ohne passendes Wissen entsteht kein Entwurf.

    Was kostet es?

    Vor dem Test nennen wir keinen Preis. Nach sechs Wochen wissen wir beide, wie viel Zeit es Ihnen spart. Danach machen wir ein Angebot, das dazu passt. Der Test verpflichtet Sie zu nichts.

    Wie viel Aufwand ist es für mein Büro?

    Ein Gespräch von 2 bis 3 Stunden, dazu Ihre Liste der Liegenschaften und Handwerker und ein paar frühere Antworten. Den Rest machen wir. Im Alltag prüfen Sie Entwürfe statt Mails zu schreiben.

    Wir haben schon ein Ticketsystem.

    Das bleibt. Das Verwaltungs-Brain kümmert sich um die Mails, die trotzdem im Posteingang landen: Eigentümer, Handwerker, Behörden, Rückfragen.

    Wer steckt dahinter?

    Justin Kimmelberger und Johannes Hänggi, ein kleines Team aus der Deutschschweiz. Justin kennt die Kundenbetreuung in der Immobilienbranche aus seiner KV-Lehre, Johannes baut das System und führt es vor.

    Zeigen Sie uns einen Montagmorgen.

    In 30 Minuten per Video sehen Sie das Verwaltungs-Brain mit Beispiel-Mails einer kleinen Verwaltung. Danach wissen Sie, ob sich ein Test lohnt.

    Vorführung vereinbaren

    oder direkt an justin.kimmelberger@pm.me